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外贸人想拿单,如何安排一个精致用心的接待?

对于外贸人来说,学会接待客户是必备的外贸技巧。不论是参与国内外展会,还是应对访厂客户,问候和接待客户都需要我们认真以待。

有时候,国外客户访厂就是个非常不错的机会,这可以让客户更加深入了解我们公司,对我们更有安全感和信任感。同时,一次成功的接待不仅可以拉近我们与客户之间的距离,还能为后续更多的订单成交打下基础。

做外贸,总会遇到客户来验厂,很多没有接待经验的外贸人就为此发愁,怕自己招待不周,给客户留下不好的印象,其实,接待国外客户也是有技巧的,首先几个点需要注意:

一、调整心态

在接待国外客户的时候一定要放松心态,本着一个平等的态度去谈合作。其实客户也是奔着赚钱才来和你合作,你们之间是互惠互利,和平共处的关系,并没有谁求着谁,千万不要觉得他是客户,你就矮人一截。

二、提前调查客户背景

调查客户背景,主要包括公司背景,公司实力,经营状况,经营范围。此外,还要了解一下客户国家习俗、宗教信仰、习惯、爱好等,注意细节,同时,也要对自己所在城市文化以及景点多了解,这样客户提问时,你也能做出反应,这些知识都是可以取得客户信任的。

三、安排行程

同客户商讨参观访问行程表,在与公司接待部门沟通之后,把一切敲定之后,发送邮件和传真与客户确认,同时让工厂或者公司这边做好接待准备。提前做好接待一些细节上的准备,产品的细节和生产车间的细节,把你想要展现给客户的东西充分的表现出来,让客户看到你最好的一面。

客户出行拜访花费代价是很大的,如果客户能来公司参观,意味着将有很大的合作可能性,但同时客户也可能,会到很多其他的工厂拜访。

那如何在一众供应商里脱颖而出,安排一个精致的用心的接待,让客户感受到我们的专业,并选择与我们合作!

一个精致的用心的接待流程应该是这样的:

1. 协助客户办理邀请函

通常经常来访中国的客户,不需要我们协助发邀请函,但是客户第一次来访中国,或者之前办理的中国签证已经失效,重新办理签证,客户会需要我们协助发送邀请函,通常情况下签字盖章后回传给对方即可。

XXXXX Company

Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

Invitation Letter

MAY. XX,2024

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in _______(Country) and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:

Nationality :

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards

XXXXXX

Position(邀请方信息)

Company:

Signature

Stamp

2. 确定来访日期、人数及行程计划

我们需要确认客户的到访时间,同行人数,是否需要安排接机,根据情况协助客户预定酒店。

注意:并不是所有的客人都需要安排接机和预定酒店的,有的客人经常在国内采购,有可能会自己到工厂来的。

如果客户需要我们协助预定酒店,则需要了解他们能承受的价位,他们路线安排以确定合适的酒店地址,客户的人数和房型,是否吸烟等。

根据客户的情况,提供一些可以选择的酒店建议,最好提供相应的网址,让客户自行确定最终下榻的酒店。

我曾经接待过一位英国的客户,因为项目原因多次来访公司,他会更倾向于希尔顿这类国外品牌酒店,而不是当地的知名大酒店,询问后才知道原来希尔顿配有健身设施,而这个客户正是健身爱好者,就比较钟情有健身设施的酒店啦~

3. 工厂协助

客人拜访工厂,对办公室、展厅、产线做彻底的清扫,并做好检查。

注意生产线是一定会参观的,那么我们需要,提前一天与工厂沟通,在客户来的当天一定要保持技术部,生产线,仓库的整洁,以及规范生产不要胡乱堆放,还要保证品质测试设备正常运转。

关于设备测试的运转,这个是很重要的,有一些工厂,有部分的测试设备,平时是不开启的,那么如果客人来了公司,看到我们的测试设备没有运转,那客人会对我们产生怀疑,是不是对于他的订单也这么随意,所以这个不要忽略哦。

如果公司大厅有显示器的,我们还可以提前制作一个欢迎牌,这样客人一进公司就能看见,让客人感觉其受到重视。

4. 分析客户,了解拜访目的做预案

1)了解客户主营产品信息和客户要拜访哪些产品的工厂,包括其他城市供应商看的产品。

2)了解此次客户的重点产品,项目,主要目的,目标和需求等。

3)了解确认客户的整个拜访时间和行程及留给我司的时间。提前安排好人员接送和住宿。

4)了解客户宗教饮食喜好禁忌习惯,提前准备相关餐饮住宿活动等。

5)了解客户的兴趣爱好,方便共同话题。且若时间允许,可以预定运动中心,KTV,桌球等娱乐活动,或者安排按摩等消除客户疲劳的活动。

5. 准备样品以及产品目录册

样品的重要性大家都知道,我们一定要把会议中需要的样品提前准备好,不能有瑕疵,确保能够正常工作,有时候客户会现场直接测试使用样品。

除了客人感兴趣的样品,我们也可以准备一些其他的样品,作为备选给客人参考。

除了样品之外,我们要准备充足的目录册,产品资料,确保每一位到访的客人都有一份。

我们要提前把资料放到会议室的电脑上,保证当天能够正常使用,包括企业演示文稿的准备,以及客户相关需要展示的文件资料,自己公司的实力资料等。

企业介绍PPT的内容建议:

①企业的竞争优势、市场分析、合作伙伴;

②清晰的组织结构图;

③客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程;

④研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。

另外我们可以在会议室备好咖啡、茶水及一些小饼干糖果之类的。

6. 准备礼物

我们还可以根据客户的重要性,来判断是否需要准备一些礼品之类的。

礼品不一定要非常贵重,其实欧美大部分国家的客户,很喜欢那些有中国传统风格的礼品。

如果是项目对双方都很重要的,我们可以准备点有纪念意义的礼品,曾经我们就做了一个产品模型送给客人,客人高兴坏了,毕竟这个是外面买不到的。

7. 会务洽谈

引领客户在会议时入座,准备茶水,交换名片自我介绍,播放PPT幻灯片,进行公司和产品介绍,公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。

关于交换名片,如果在客人很多的时候,我们不一定要收到名片后马上整理起来,我们可以根据客人落座的顺序依次摆放好,这样在交谈的时候我们也能够知道他的职位以及关注的点。

在讲解公司介绍的时候,我们不要一味的自顾自的说,在讲解的过程中看看客人的反馈,是否有什么疑惑,或者哪些点感兴趣我们可以重点讲解。

在讲解完之后最重要的洽谈环节了,了解客户的关注点,并分享我们的方案,在洽谈环节的时候,除了我们解答客户的问题,千万别忘了,我们也要从客人那里收集到我们之前没有的信息,以便我们更好了解客户,调整我们的策略。

如果能够在会议上敲定的订单细节,尽量在会议中完成,以便后续快速成单。

8. 会议记录

会议记录很重要的,防止我们遗漏某些信息,毕竟大部分时候的会议时间会很长。而且对于会后的复盘也是非常有用的,至于是否需要录音笔,这个就看个人需求了。

9. 参观工厂

1)提前沟通采购部,和工厂打好招呼,采购部前期多与工厂沟通强调自己跟客户关系很好,另外自己单子多,会给工厂很多订单,增加一些询盘量,或者必要的方法都可以采取,这样让工厂觉得你能为他带来很多客户,很有实力,这样他就不会去抢客户,因为他怕得罪了你,得不偿失;

2)拜访前拿掉工厂资料,可以印些我司样本册放在工厂。

3)若有条件,把公司的logo或名字提前做好牌子贴挂在工厂大门或者墙上,表面我司的战略合作供应商。

4)最好一旦客户确定了时间,提前过去工厂,熟悉工厂布置,包括仓库,生产,装配,原料,包装,半成品,实验室,样品间,会客厅,洗手间,

5)另外注重细节,客户问洗手间第一时间带过去,清楚样品间的电灯开关在哪里,基本的测试工具会使用,会开启操作简单的测试台,与工厂的管理者点头微笑示意,对所有的工人微笑,表现出比较熟悉。在工厂老板面前要表现低调,不要让客户感觉老板对你比对客户更加重视和喜欢。

6)了解工厂车间布置,生产线流程。提前大致了解产品的材料工艺,加工流程等了解且能用英语表达清楚自然。

7)对工厂的老板,副总,技术经理名字熟悉,做到在客户面前不犯错,不露馅。提前安排工厂陪同人员,最好听不懂不会说英文。

8)与工厂提前说好若现场报价,请工厂加上我们公司的毛利。

9)提前让工厂准备好相关的产品样品技术图纸等。

10)最后要对工厂各个环节拍照视频留底,作为以后开发客户的素材。

10. 餐饮安排

如果是中午,客人时间比较紧迫,或者不愿意外出,我们可以提前准备一些外卖,如果是下午结束的话,我们可以外出用餐。

注意在用餐的时候,我们已经要记得征求客人的意见,避免因为某些不同传统习俗造成了不好的影响,例如部分印度客人不吃牛肉,伊斯兰教的客人不吃猪肉。

另外,我们也可以试着询问,客户是否需要什么酒水,不是所有的欧洲人都喜欢喝红酒,有的欧洲的客人,晚餐会喜欢喝啤酒放松自己。

在用餐时间,我们可以与客户闲聊,拉近距离,还能知道客人的喜好。

11. 拜访结束

参观结束后,我们可以根据情况,看是否需要赠送礼品。

不要忘了咨询客户是否可以拍照,包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等,这些资料以后很有用处。

如时间允许,也可根据客户的意见,适当安排娱乐购物等活动,有些客户比较随意,可以安排一些中国特色的活动,比如喝茶、看戏、参观景点等等,也有客户会提出去购物,如电子产品、服装等。

尽量亲自再把客户送到机场或者指定的地方,有些客户不喜欢麻烦人,这样送至酒店即可。

后续工作

前面从头到尾你都表现的很好,客户也很放心,现在客户表示要准备回去了。

无论客户有没有下单你要记得跟客户说,“此次很开心能够认识到你,希望我们下一次还有机会见面!”

与此同时,请一定要记得向客户请教问候,此次接待对方的总体印象。

这个问题非常重要,它能够帮你找到此次客户招待环节客户的满意度是多少,哪些方面做得很好,哪些方面稍显不足、需要改进。

因为大多数老外都是直性子,乐于倾听和表达,所以一旦你礼貌请教,对方也会很乐意告知你。

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