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外贸跟进过程中如何有效提供资料给客户?

做外贸的小伙伴,常常都会收到客户的要求:“把资料/文件发过来,我先了解了解。”

但把产品和公司的详细介绍发过去,客户却“人间蒸发”了...

其实,当你开始给资料之后,就从主动沟通的状态变为被动了。

所以应该发什么、怎么发资料才合适?

如何尽可能地确保资料发送给客户后,还能占据到“主动沟通”的位置呢?

明确客户要资料的意图

当客户要资料的时候,一定要先了解客户的意图以及沟通状态的进程。

一般来说,可以简单分为以下2个场景:

● 新客户,之前无沟通,第一次问产品资料

◆ 老客户,之前下单过,最近多次沟通,再次询问产品资料

不同的场景,反映出客户问资料的不同动机和意图。

● 新客户,之前无沟通,第一次问产品资料第1种可能:客户多方了解过同类产品信息,想通过收集资料的形式筛选一波,购买意愿不高。第2种可能:初步对产品感兴趣,想通过资料进行深度了解,购买意愿中等。

◆ 老客户,之前下单过,最近多次沟通,再次询问产品资料第1种可能:客户已经多次沟通,对产品非常感兴趣,要详细资料,可能是找关系或者上网查询真实度和可信度。第2种可能:准备提交采购申请,把产品资料发给上级领导进一步确认。

总而言之,了解“客户要资料”背后的意图尤为重要,在了解的基础上给更有针对性的资料,要通过资料,让客户对你产生更强烈的需求。

分层次给客户发资料

一说到给客户发产品资料,很多外贸人都是有啥发啥,一股脑将公司给的资料包发过去,包含“公司发展历史、专利技术、优势、团队案例、荣誉、产品资质”等等,每个文件少的也有几十页。

却没想到,客户收到的这么多文件,第一感受就是——“天书”,太多太乱,根本不愿意打开看。

所以最好的建议是,分层次分人群给客户发资料,才会事半功倍:

● 新客户,之前无沟通,第一次问产品资料初次与客户打交道,成交是第次要的,细水长流,设法激起客户“保持联系”的欲望才是最重要的:

1、用关键词或者简短的语句介绍自己公司;

2、给客户留下疑问,给他向你发起咨询的机会。

◆ 老客户,之前下单过,最近多次沟通,再次询问产品资料客户对自己公司有基本的了解,要发送的资料绝不是“大而全“的资料,而是重点详细解答客户在意的问题,提供他查询资料和辨别的方向:

1、客户在沟通时,反复提及的需求点,资料要进行强调;

2、提供可参考的行业讯息(产品或技术的科研论文摘要、专家演讲的汇编、视频等资料),点出公司的专业优势;

3、提供客户一套辨别好坏的判定标准,比如与同行的对比。

注意,信息量大的资料文件(比如科研文章、专家对某项技术的评价),务必要用下划线,或者其他记号标注出关键信息

发资料后把握跟进时机

给客户发完资料不是就万事大吉了,24小时后必定要跟进,了解下客户是否有看、有哪些重点关注,然后计划你的下一步。

有几个发资料后的跟进技巧,值得注意:

1、跳出邮件跟进思维。假设客户不回复邮件,我们可以换成WhatsApp跟进,告诉他发了邮件,请他看看有没有收到。因此,所有老外客户常用的App聊天工具你都需要加一遍,持续不断地跟进。注意:要在客户当地的办公时间发消息哦~

2、跟进话术不要太生硬。跟进时不要一上来就问“买不买产品”,聊天可以多一些人情味。比如想办法搜集整理客户的一些个人爱好,在公司的岗位,甚至他的车牌号、生日等。这些信息说不定在什么时间交流的时候就用上了;如果客户国家有什么大新闻发生,客户可能感兴趣的可以及时发给他,这些都是很有效的沟通话题。

3、补充发一些客户案例发了产品资料后,还可以找准时间,进一步补充一些“成功客户案例”,让客户看到公司优势。

小结

“客户要资料”看似常规,其实背后有非常多的动作可以去完善,隐藏着巨大的销售机会。

作为直接与客户对话的外贸业务员,要明白一点:公司给的资料属于基础资料,客户问自己要的资料是定制资料。如果自己不擅长整理和修改资料,可以向上提要求。

一个成熟的外贸销售团队,必然拥有非常丰富的资料工具,并且常常更新。

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